회사에서 보고서 중간 이상으로 쓰는 법

회사를 다니다 보면 보고서를 쓸일이 많다.

 

특히 사무직의 경우에는 보고서로 시작해서 보고서로 끝나는 경우가 아주 많다.

 

단순 주간 보고나 월간보고부터

 

업무 진행상황에 대한 보고 등 다양한 보고를 하게 된다.

 

그동안 다양한 회사에서 다양한 보고서를 쓰면서 보고서 작성에 대한 고민을 많이 하게 되었다.

 

그래서 보고서를 쓰는 방법에 대해 나만의 방법을 알리고자 한다.

 

 

1. 바로 보고서를 작성하지 말자.

회사 상사나 윗선으로 부터 보고서 작성을 요청받게 되었을 경우

 

급한 마음이 든다. 빨리 작성해서 피드백을 받고 싶은 마음과

 

본인의 보고서 작성 능력을 윗선에 최대한 잘 보이고 싶어하는 마음이 든다.

 

이런 마음은 잠깐 접어두고

 

왜 보고서를 작성해야 되는지 목적을 곰곰해 생각해 보자.

 

이 보고서는 어떤 목적으로 작성을 해야 되는 것이며 누가 어떤 시각으로 

 

보길 원하는지, 그리고 왜 작성해야 되는지를 곰곰히 고민해 보자.

 

단순히 고민만 하지 말고 간단하게 워드나 엑셀 등을 이용해서 

 

글로 작성해보자.

 

그러면 보고서 작성하기 전에 보고서에 작성 목적이 조금더 명확해 질것이고

 

보고서 작성 방향이 조금 더 구체화 될것이다.

 

 

2. 보고서 목차를 스케치 하자.

 

보고서의 작성 목적과 왜 작성해야 되는지가 어느정도 명확해 졌다면

 

보고서를 바로 작성하지 말고

 

간단하게 목차를 그려보자.

 

개요, 목적, 방향성, 산업 현황 및 동향 같은 보고서 작성시 필요한 목차를

 

스케치 해보자.

 

그리고 스케치된 목차와 처음에 생각했던 보고서 작성 목적과 부합하는지 논리적인 관점에서

 

스스로 검증을 하는것이 좋다.

 

그렇게 몇번에 검증을 스스로 하다보면 어느정도 논리적인 목차가 구성이 되어 있을 것이다.

 

구성된 목차를 통해 어떤 내용으로 구성할 것인지 대략적인 내용을 넣어보면

 

내용은 더욱 구체화될 것이다.

 

3. 이제는 실제 보고서를 작성하자.

 

이제부터는 실제 보고서를 작성해야 하는 순간이다.

 

워드나 PPT를 통해 작성을 하자.

 

PPT 같은 경우에는 기존에 회사에서 사용했던 템플릿을 적극 활용하는것이 좋다.

 

문서 템플릿을 통일하고 상세 내용을 구성하여 목차에 맞춰 한장씩 완성 하다보면 어느새 완성이 되어 있을 것이다.

 

요즘에는 생성형 인공지능을 이용하여 PPT나 워드의 기본 템플릿을 생성해주는 툴들이 많이 때문에

 

그런 툴을 이용하는것도 업무 속도를 향상시킬 수 있다.

 

4. 보고서가 작성이 되었으면 이제 발표 준비를 하자.

 

가장 긴장되는 순간이고 보고서의 성패를 가르는 가장 중요한 지점이다.

 

보고 내용이나 때에 따라서는 보고서 내용에 맞게 발표 원고를 작성하는 것도 하나의 방법이다.

 

발표 시간을 기준으로 발표 원고를 작성하자.

 

그리고 중요한것이 발표 원고가 다 작성이 되었으면

 

실제 영상 녹화를 통해서 발음이 이상한 부분이 없는지 문장이 이상한 부분이 없는지

 

사전에 확실히 점검해야 한다.

 

이렇게 몇번에 검증을 하다보면 문장도 자연스러워지고 발표하는 모습도 훨씬 부드러워 진다.

 

발표 장소와 환경을 바탕으로 시물레이션을 계속 하다보면 실제 발표하는 시간에

 

생각보다 많이 떨리지는 않을것이다.

 

5. 보고가 끝나면 리뷰를 하자.

 

보고가 끝나고 발표는 듣는 사람의 평가나 의견을 청취하자.

 

그런 의견을 바탕으로 다음번에 보고 자료를 만들때나 발표를 할때 개선할 수 있는 수단으로 만들어야 한다.

 

가능하면 발표시 음성 녹음을 하고 끝나고 내용을 정리해보자.

 

요즘에는 STT(Speech to Text)기능이 많은 툴들이 많기 때문에

 

수기로 내용을 정리하지 않아도 자동으로 정리해주는 기능들이 많다.

 

그런 기능들을 충분히 활용하자.

 

이번 보고에는 실수가 있었더라도 그 실수를 바탕으로

 

다음번에는 개선하여 더 잘할 수 있겠다라는 마인드로 보고를 하면

 

지속적으로 성장할 수 있는 인력으로 성장할 것이다.